私の仕事内容のご紹介

みなさま、お久しぶりです。イッシーです。

早いもので、今年もあと、ひと月半ほどになってしまいましたね。
気が付けば、半年以上もブログを書いていませんでした。

今日は、私の現在の業務内容をご紹介したいと思います。

以前と変わらずWebチームに所属してはいるのですが、かれこれ1年近くWebの仕事はほとんどしていない気がします…。
週1回の定例ミーティングには出ているので、どんな案件が進行しているかは把握しているものの、直接かかわることがほぼないのが現状で…。

今は、お客さま(会社様や団体様)の「事務代行」が、日々の仕事の大部分になっています。それでは、具体的にどんなことをやっているのかをご紹介していきたいと思います。

3月から始まった事務局の受託業務をメインで担当しています

ほまれの家横浜では、今年の3月から、とある団体の事務局業務を受託しており、私はそのメイン担当をさせていただいています。

細かく分けるともっといろいろとありますが、おもに以下のような業務を請け負っています。

1.会員情報の管理

会員の方の住所等の個人情報データや、会費の納入状況等を管理しているほか、新規入会や退会の手続きなどを行っています。
私は、エクセルでデータを扱うのが一番合っているので、作業の効率化や自動化を進めるなど、得意分野を生かせる部分でもあります。

2.入出金管理

会費や物販などによる収入、郵送費、消耗品の購入、理事の出張費の精算などによる支出を管理しています。
各種書類の保管や会計ソフトへの入力を行うほか、毎月の財務状況を理事へ報告します。
専門的な知識は必要ありませんが、簿記の基本的な考え方を知っている方がやりやすいので、学生時代に取得した資格が役に立つこともあります。

3.各種郵送物の発送

販売している商品や、会費を納入した会員へ会員証を送るなど、送付物がコンスタントにあります。
一度に大量に送るものがあるときは、ほかの利用者の方々にもお手伝いいただいています。
また、私は梱包ができないのですが、きれいにやってくださる方がいて、とても助かっています。
余談ですが、今の仕事をするようになってから、郵便の種類や料金体系に少しだけ詳しくなったので、家族によく聞かれるようになりました。

4.問い合わせ対応

会員や外部の方からのメールや電話による問い合わせに回答します。
電話の対応は、基本的に職員の方にお任せしています。
社外にメールを送ることが多い仕事を経験しているので、メールはわりと抵抗なく送ることができています。

時期による業務量の差はありますが、上記1~4の少なくともひとつは、毎日コンスタントにあるイメージです。
個々の作業にさほどスキルは求められませんが、様々なことを把握、管理して、滞りなく進めなければならないのが大変な分、やりがいを感じるところです。

今は、私が上記のほとんどの作業を受け持っていますが、最初はっきりしていなかった作業手順も整いつつあるので、徐々にほかの方への引き継ぎも進めていき、事業所として円滑な事務局運営ができればと考えています。

私は、障害の特性上、手先を使う作業や電話対応など、苦手なことがはっきりしています。
この事業所には、私と同じような特性を持った方もいらっしゃるはずなので、様々なことをこなさなければならない事務局の業務でも、個々のメンバーが得意なことを生かしつつ、苦手なことを補い合うような状況を作っていかれればいいなと思っています。

エクセル作業の効率化、自動化

事務局の受託業務は、時期により業務量の差があるので、ほかの業務のウェイトが高くなる時期もあります。

以前のブログでも書いたような気がしますが、私は、エクセルを使った仕事をしていた期間が一番長く、得意分野としているので、エクセルを使った何かをお任せいただくことが多いです。

参考:Excelの業務、改善します!

特に、細かいデータや数値を眺めたり、処理・分析したりするのが好きで、たいていの人は気が滅入ってしまうような作業を淡々と進められるほうです。

最近では、関数の使用に加えて、データ入力や集計、グラフの作成など、定型的な作業については、だいたいイチからマクロを組んで、ワンクリックで処理することができるようになってきました。
日々の事務処理で、エクセルの定型作業に膨大な時間をとられてしまっているお客さまのお役に立てる機会が増えればいいなと思っています。

まとめ

このように、今は事務代行がおもな仕事になっていますが、冬場は会計のお仕事が多くなるので、また担当させていただくことがあるかもしれません。

この事業所に入ってから、いろいろな業務に携わらせていただく機会がありましたが、なんだかんだで自分に一番合うのは、経験が長いエクセルの作業かなと最近思っています。

何にしても、苦手なことの苦手な度合いが尋常でないために、複数の職場で活躍の場があまりなく、完全に自信をなくして、メンタルもだいぶやられた状態でこの事業所に入ってきたという経緯があるので、自分が少しでも事業所(会社)やお客さまに貢献できるような機会を頂けていることに感謝しつつ、これからも頑張っていきたいです。

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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