Excelの業務、改善します!

みなさん、お久しぶりです。イッシーです。

去年の11月に就労継続支援A型事業所体験談を投稿してから、だいぶ日が空いてしまいました。

冬場は会計の仕訳業務が中心でしたが、Web制作には、今もときどきかかわっています。いろいろなお仕事をさせていただけて、ありがたい限りです。

そして今日は、ほまれの家横浜で行っているExcelの業務改善についてお話ししたいと思います。

ほまれの家横浜では、 事務代行も行っています

パソコンを使ったデスクワークで、Excelを使用する機会は多いと思います。特に、事務職の現場では、必ずと言っていいほど使用されているのではないでしょうか。

私は、新卒で入った会社でExcelに触れる機会が多く、実務を通して、いろいろな機能や用途を知ることになりました。

表やグラフを作成したり、データを集計したり、様々な機能があるExcelですが、特にパソコン上のたくさんのファイルを扱ったり、膨大な量のデータを入力したりするような定型作業の場合、関数やマクロを少し使えるようになるだけで、格段に業務が効率化し、作業時間を短縮できることがよくあります。

ほまれの家横浜の「事務代行チーム」では、こうしたExcel作業を効率化も行っており、行政書士や税理士のお客さまを中心に、お仕事を受注した実績があります。事務代行チーム自体が、ほまれの家横浜の事業所内でさえ、これまでにご紹介してきたWeb制作やデザイン、会計といったチームの陰に隠れがちではあるのですが…これから、もっと存在感を出していけるように、私も頑張っていきます。

Excelの「マクロ」「VBA」とは?

日々のExcel業務で、関数は使うけど、マクロについては、誰かが作ったものは使ったことがあるぐらいで仕組みまでは知らない、という方は多いかもしれません。

「マクロ」は、Excel等において、決められた一連の操作を自動で行う機能のことです。

たとえば、入力されているデータのExcel同士での転記(コピー&ペースト)や、ワークシートの追加・削除など、普段Excelで何気なく行っている作業の一つ一つは、すべてプログラムで表現することができます。そのプログラミング言語を「VBA」と言います。

一つ一つの操作をプログラムに落とし込むことによって、何時間もかかる作業が、ボタン一つで、ものの数秒でできるようになることもあるのです!

Excelの「マクロ」「VBA」の習得

マクロはハードルが高そうだし、実際の仕事で使えるレベルになるには時間がかかりそう…と思っている方も多いかもしれません。

実際のところ、マクロはVBAというプログラミング言語を使って作るので、得意、苦手がある程度分かれてしまうものではあると思います。しかし、私自身の経験から、少しでも興味のある方、時間のとれる方は、ぜひ一度、これなら挫折しないだろうという入門書を選んで、読んでみることをおすすめします。

ここからは、私個人の体験談ですので、ご参考程度にはなってしまいますが、今まで機会がなかった方が、マクロの作成に挑戦するきっかけになれば幸いです。

私自身、ほまれの家横浜に来るまで、関数はそこそこ使えていたものの、マクロは自分で作れるレベルではありませんでした。以前働いていた会社のSEから、ごく基本的な部分を教わったことはあったので、その知識をもとに、インターネット上からコードをコピーして、必要なところを変えて、どうにか動くものを作れる程度でした。

去年の夏に、本屋さんで自分にとって読みやすそうな入門書を見つけて、おもに仕事の行き帰りの電車の中で読み、実際の仕事で、いくつかマクロの作成にトライしてみました。

私は、プログラミングの経験すらほとんどなく、何となく苦手意識を持っていました。それでも、初心者にも読みやすい本に出会えたことで、徐々に前述のような普段Excelでよく行う作業の一つ一つをプログラムに落とし込むこと、ネットからコードをコピーしなくても、適宜本やネットのページを参照しながら、意図通りに動作するマクロを自力で作ることができるようになっていきました。

何より、相当な時間と手間のかかる作業が、自分の手で書いたプログラムによって、自動でできるようになったときは、すごくスッキリした気分になります。普段自分がルーティンやっている作業だったりすれば、なおさらだと思います。

プログラミングの基本とされる条件分岐(こういう場合は、こういう操作を行う)や繰り返し処理(同じ操作を何度も行う)を覚えれば、より複雑な作業を自動化できるようになります。

私自身、まだ正直プログラムとして完成度の高いものが作れるレベルではありませんが、今後は、処理の効率化・高速化や、エラー時の処理等まで、きちんと考慮できるようになっていきたいと思っています。

下のイメージ図にて、私が事業所内向けに業務で初めて作成したマクロを簡略化してご紹介します。会計事務所様宛の請求書を、自動で一括作成するためのマクロです。

Excelの業務改善も、ほまれの家横浜にお任せください!

さて、日々のExcel業務の改善や、そのための知識の習得になかなか人員や時間を割けない…という方にお知らせです。最初に書きましたように、ほまれの家横浜の「事務代行チーム」では、Excel業務の改善も承っています。

もちろん、データの入力元が紙ベースだったり、どうしても人間の判断が必要になる要素があったりと、関数やマクロといったExcelの機能だけでは、全面的に自動化することが難しいケースも多々あります。それでも、ルーティン作業の場合、その一部でも作業時間が大幅に短縮できるだけで、かなり大きなメリットがあるはず。

Excel業務を改善・効率化・自動化したいという方、ぜひ一度、ほまれの家横浜にご相談ください!

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

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